Wybór MAO jest decyzją beneficjenta. Powołanie MAO w jednostce beneficjenta przybiera formę zarządzenia prezydenta / burmistrza, uchwały Rady Gminy, lub uchwały właściwego organu spółki.
Na MAO nie może być powołana osoba, dla której orzeczono karę zakazu pełnienia funkcji publicznych
Beneficjent najpóźniej w terminie 7 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do ustanowienia Pełnomocnika ds. realizacji projektu, który będzie osobą właściwą do reprezentowania beneficjenta w stosunkach z Instytucją Wdrażającą w sprawach związanych z realizacją umowy. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą oraz Instytucję Pośredniczącą o wyznaczeniu lub zmianie Pełnomocnika ds. realizacji projektu. Pełnomocnik może zostać powołany na etapie przygotowania projektu do realizacji. Za ustanowienie struktury instytucjonalnej beneficjenta (tzn. MAO i Jednostki Realizującej Projekt) beneficjent uzyskuje dodatkowy punkt przy ocenie merytorycznej projektu.
Wniosek o nominację dla wskazanej osoby wraz z kopią powołania MAO oraz życiorysem zawodowym przesyłany jest bezpośrednio do Ministerstwa Środowiska do Urzędnika Zatwierdzającego Instytucji Pośredniczącej (UZIP)/ zastępcy UZIP, z kopią do właściwej IW.
Pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba, która pozytywnie ukończyła postępowanie weryfikacyjne prowadzone przez Instytucję Pośredniczącą. Procedura weryfikacji została opisana w osobnym dokumencie i jest publicznie dostępna za pośrednictwem strony internetowej (www.ekoportal.pl)
Po pozytywnym zakończeniu procesu weryfikacji kandydatów na MAO, UZIP/zastępca UZIP podpisuje nominację.
Nominacja przybiera formę pisma UZIP/zastępcy UZIP, adresowanego do wskazanej przez beneficjenta osoby, w którym UZIP/zastępca UZIP powierza jej pełnienie funkcji MAO.
Data podpisania nominacji przez UZIP/zastępcy UZIP stanowi moment, od którego dana osoba może występować formalnie jak MAO. Odnosi się to przede wszystkim do podpisywania szeregu dokumentów, związanych z realizacją projektu w szczególności: dokumentów przetargowych, dokumentów finansowych, raportów monitorujących, protokołów z kontroli itp.
Przed datą nominacji MAO wymienione powyżej dokumenty powinny być podpisywane przez osoby reprezentujące beneficjenta zgodnie z prawem, tj. upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu beneficjenta (np. w jednostkach samorządu terytorialnego – przez prezydenta / burmistrza, a w spółce handlowej – przez osoby reprezentujące zgodnie z KRS).
Dokumenty podpisane przez osobę wytypowaną przez beneficjenta do pełnienia funkcji MAO przed datą nominacji UZIP/zastępca UZIP nie mogą być akceptowane. Są one zwracane do beneficjenta przez IW z wnioskiem o ich ponowne podpisanie, przez osoby upoważnione, (jak w rozdziale I. pkt 6).