Rozeznanie rynku na organizację konferencje podsumowującą rok 2010 dla beneficjentów POIiŚ

Konferencja podsumowująca rok 2010   dla beneficjentów
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

1. PRZEDMIOT

W celu zbadania oferty rynkowej oraz oszacowania wartości zamówienia, Ministerstwo Środowiska (MŚ) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie kosztów dotyczących świadczenia usług hotelarskich i restauracyjnych wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze dwudniowej międzynarodowej konferencji „Dbając o zieloną przyszłość – fundusze UE w sektorze środowiska 2010” dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) podsumowującej rok 2010.

MŚ zwraca się z prośbą o zaproponowanie miejsca organizacji konferencji, informacji nt. kosztów przygotowania, organizacji i obsługi konferencji podsumowującej rok 2010, dotyczącej wdrażania projektów środowiskowych realizowanych w ramach POIiŚ. Konferencja skierowana jest do przedstawicieli Beneficjentów POIiŚ, którzy podpisali umowy o dofinansowanie i ma na celu wymianę doświadczeń we wdrażaniu POIiŚ. W ramach konferencji planuje się uroczystą kolację. W związku z tym ważne jest, aby ośrodek dysponował salą wykładową na ok. 150 osób oraz salą bankietową na ok. 150 osób (odpowiadającą standardowi hotelu co najmniej trzygwiazdkowego). Miejsce konferencji musi być zlokalizowane w promieniu do 10 km od głównego dworca kolejowego w danym mieście wojewódzkim.

W ramach konferencji należy również zapewnić nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (odpowiadających standardowi hotelu co najmniej trzygwiazdkowego) dla 20 osób.

Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania uczestników w więcej niż jednym hotelu, przy czym wskazane jest, aby większa część noclegów została zapewniona w budynku, w którym mieści się sala konferencyjna. W przypadku pozostałej części noclegów musi być zapewniony dogodny dojazd/dojście do miejsca posiedzenia.

Ponadto Wykonawca zapewni pomoc w znalezieniu zakwaterowania dla pozostałych uczestników konferencji, przy czym noclegi te nie podlegają wycenie.

Czas przewidziany na konferencję to ok. 16 godz. zegarowych, w tym 3 przerwy kawowe oraz 2 obiady. Pierwszego dnia konferencji ok. godz. 19 planowana jest uroczysta kolacja.

2. TERMIN

Termin realizacji konferencji podsumowującej wdrażanie projektów PO IiŚ - grudzień 2010 r., i nie później niż 10 grudnia 2010 r.

3. TEMAT I CEL KONFERENCJI

 Celem konferencji jest podsumowanie roku 2010 oraz wymiana doświadczeń z wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w sektorze środowiska, pod hasłem „Dbając o zieloną przyszłość – fundusze UE w sektorze środowiska”

4. LICZBA UCZESTNIKÓW
I GRUP SZKOLENIOWYCH

Uczestnicy spotkania będą reprezentować poniższe grupy docelowe:

• Organizatorzy (MŚ), ok. 10 osób
• Beneficjenci, ok. 130 osób
• Goście specjalni (VIP) 10 osób

5. SZCZEGÓŁOWY OPIS USŁUG WCHODZĄCYCH W SKŁAD PLANOWANEJ KONFERENCJI

1. Ustalenie miejsca organizacji konferencji.
2. Szczegółowy program konferencji zostanie ustalony z Zamawiającym przed organizacją konferencji. W konferencji w charakterze prelegentów wezmą udział eksperci zaproszeni przez Zamawiającego.
3. Ustalenie zasad potwierdzania uczestnictwa w konferencji, odbieranie potwierdzeń uczestnictwa w konferencji, sporządzenie ostatecznej listy uczestników.  Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników, prelegentów i przedstawicieli Organizatora, ewentualny dodruk identyfikatorów w trakcie konferencji.
4. Pomoc w dokonaniu rezerwacji hoteli dla uczestników konferencji (beneficjenci).
5. Zapewnienie hoteli (co najmniej trzygwiazdkowy ze śniadaniem) dla uczestników konferencji (VIP, MŚ).
6. Najem sali konferencyjnej na 150 osób oraz sali konferencyjnej na 30 osób (godzinna konferencja prasowa podczas pierwszego dnia). Ponadto zapewnienie właściwego wyposażenia w odpowiednie nagłośnienie, stoły, w tym stół prezydialny dla prelegentów i gości specjalnych, mównica, krzesła, mikrofony stacjonarne i przenośne w liczbie stosownej do liczby uczestników, ekran, rzutnik multimedialny, komputer (laptop), flipcharty, flamastry, klimatyzacja.
7. Zapewnienie obsługi personelu technicznego przed i w trakcie spotkania. Inspekcja i kontrola wszystkich wynajętych sal i sprzętu.
8. Zapewnienie transportu w trakcie konferencji:

• w zakresie transportu dla VIP i MŚ: transfery na miejsce konferencji i transfery do hotelu,

• W zakresie transportu dla pozostałych uczestników: poinformowanie uczestników o możliwościach parkingowych na koszt uczestników, ew. rezerwacja parkingu.

• w przypadku organizacji uroczystej kolacji w restauracji poza miejscem zakwaterowania, zapewnienie transferu uczestników kolacji z i do miejsca zakwaterowania

1. Zapewnienie ochrony oraz kontroli dostępu do miejsca konferencji.
2. Aranżacja sal.
3. Organizacja i obsługa biura konferencji (fax, drukarka,  komputer z podłączeniem drukarki kolorowej (min. 15str/min) oraz dostępem do Internetu), recepcji (rejestracja uczestników, dystrybucja materiałów konferencyjnych, udzielanie informacji uczestnikom konferencji), pressroomu (komputer z dostępem do Internetu i drukarki min. 15str/min).
4. Rejestracja wystąpień prelegentów i przekazanie Zamawiającemu ich zapis w formacie DVD.
5. Nadzór nad pracą wszystkich osób i służb zaangażowanych w organizację konferencji (kierowcy, obsługa techniczna, obsługa gastronomiczna, tłumacze i pozostałe oraz informowanie organizatora i personelu o każdej zmianie programu, opóźnieniu itp.
6. Zarządzanie programami towarzyszącymi oraz reagowanie na nieprzewidziane wydarzenia i wypadki.
7. Opracowanie i wydruk:

•  Zaproszenia wraz z przekazaniem do siedziby MŚ

•  formularza zgłoszeniowego,

•  identyfikatorów,

• wzoru listy obecności zawierającej co najmniej imię i nazwisko, nazwę instytucji, adres e-mail, numer telefonu uczestnika, oznaczenia źródła finansowania zgodnie „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”.

1. Zaproszenie uczestników konferencji,
2. Zamówienie i świadczenie usług gastronomicznych w formie:

•  uroczystej kolacji dla gości w sali bankietowej (układ stołów - bankietowy), propozycja menu,

•  co najmniej trzy przerwy kawowe w trakcie konferencji (należy zapewnić: kawę, herbatę, zimne napoje, ciasteczka, ew. owoce i inne).

1. Nagranie na nośniki dostarczone przez MŚ prezentacji prelegentów i innych materiałów konferencyjnych.
   1. Wizualizacja konferencji zgodnie z „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”, w tym projekt graficzny.
   2. Przewóz z siedziby Organizatora banerów, publikacji, płyt CD oraz innych materiałów dla uczestników i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Organizatora.
2. Przekazanie organizatorowi raportu z wykonania zamówienia – podsumowanie ankiet ewaluacyjnych.
3. Materiały wykorzystane do przygotowania konferencji, tam gdzie to możliwe, powinny być ekologiczne tzn., że sposób produkcji materiałów, z których wykonane będą artykuły jest obiektywnie jak najmniej szkodliwy dla środowiska. W praktyce oznacza to, że są materiałami odzyskanymi w wyniku recyklingu. Ponadto transport sprzętu i artykułów biurowych dla celów tej konferencji powinien odbywać się w pojemnikach transportowych wielokrotnego użytku dostawy będą realizowane poza godzinami szczytu, tj. w godzinach 9.00 – 14.00.
4. Materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji (teczki, długopisy, notatniki, pendrive) zapewni MŚ.

6. CENA

Wycena powinna obejmować wszystkie koszty przygotowania i przeprowadzenia konferencji, w szczególności:

• koszt noclegów dla 20 pracowników zaangażowanych w organizację konferencji (MŚ i VIP) w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem

• koszt cateringu: 3 przerwy kawowe, 2 obiady i uroczysta kolacja - dla 150 osób

• koszt powielenia programu spotkania i ankiety ewaluacyjnej dla 150 osób

• koszt wydruku zaproszenia na konferencję – 200 szt.

• Przewóz osób (MŚ i VIP) dla 20 osób

• Obsługa biura konferencyjnego, recepcji i pressroom-u

• Koordynatorzy

•  koszt wynajmu sprzętu niezbędnego do obsługi konferencji

•  koszt przyjęcia zgłoszeń i rejestracji uczestników

• Wynajem sali konferencyjnej, sali na uroczystą kolację i sali na konferencję prasową

• Prosimy podać cenę brutto organizacji konferencji z rozbiciem na poszczególne usługi.
• Wszystkie ceny powinny być podane w złotych polskich.
• Wycena powinna uwzględnić wartość autorskich praw majątkowych do dzieł powstałych w wyniku realizacji niniejszej umowy (projekty identyfikatorów, tablic informacyjnych, itp.).

7. INFORMACJE DODATKOWE DO WSKAZANIA
W WYCENIE

1. Ile konferencji/kongresów firma przeprowadziła, w jakim zakresie tematycznym i dla jakich klientów/grup docelowych w przedziale od 01.01.2008 r. do 30.06.2010 r.?
2. Czy firma posiada doświadczenie w organizacji konferencji/kongresów dla administracji publicznej? W przypadku realizacji takich konferencji/kongresów, należy wskazać ich liczbę, zakres tematyczny, klientów/grupę docelową i liczbę uczestników?
3. Czy firma posiada doświadczenie w realizacji przedsięwzięć ze środków Funduszy Europejskich? W takim przypadku, należy wskazać ich liczbę, zakres tematyczny, klientów/grupę docelową i liczbę uczestników?
4. Ile lat firma funkcjonuje na rynku usług konferencyjnych?
5. Czy firma realizowała zamówienia dla Ministerstwa Środowiska?

Uwaga: konferencja będzie współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

8. KONTAKT

Wykonawcy gotowi wykonać przedmiot zamówienia opisany powyżej, powinni zgłaszać się do:

Pana Mateusza Andrzejewskiego nr tel. 022 57 92 295

Pani Iwony Burakowskiej, nr tel. 022 57 92 649

oraz przesyłać informacje na podane poniżej adresy e-mail:

mateusz.andrzejewski@mos.gov.pl

iwona.burakowska@mos.gov.pl

w terminie do 4 sierpnia 2010 r.

UWAGA !

Niniejsza informacja nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Informacja ta ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku i uzyskanie wiedzy nt. miejsca, kosztów zorganizowania konferencji.