Koordynatorem i jednostką zarządzającą całym systemem jest Departament Programowania Rozwoju Regionalnego Ministerstwa Gospodarki. 

Tworzona baza danych o potencjalnych projektach pełnić będzie rolę informacyjną. Dzięki niej instytucje zarządzające otrzymają informacją na temat ilości i stanu przygotowania potencjalnych projektów, które będą mogły ubiegać się o współfinansowane ze środków ERDF. Dla beneficjentów końcowych wypełnienie kart projektów bazy danych będzie okazją dla ćwiczenia przygotowania przyszłego wniosku aplikacyjnego do funduszu ERDF. Karta opisu projektu w bazie znacznie przypomina przyszły wniosek informacyjny, nie jest jednak z nim tożsama.

Baza zawiera opis i instrukcje w zakresie wypełniania kart dla potencjalnego projektu współfinansowanego ze środków ERDF, wypełniania wniosku jak również wzór formularza karty ERDF.